Depuis 2021, le Lycée Français René Cassin d’Oslo s’investie davantage dans le respect de la réglementation générale de protection des données, mise en place en 2017 par le Parlement Européen.
Vous trouverez ci-dessous la nouvelle politique de confidentialité et la déclaration de protection à l’égard des données personnelles des parents et responsables légaux du LFO.
Cette information s’adresse aux parents ou responsables légaux des enfants mineurs, aux élèves majeurs et à leurs parents ainsi qu’aux membres du personnel du Lycée Français d’Oslo (LFO).
Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé́ le Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.
Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données et impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
Lexique et précisions
- Une « donnée à caractère personnel » est toute information permettant directement ou indirectement d’identifier une personne telle qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou via plusieurs éléments spécifiques propres à l’identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale ;
- Un « traitement de données » se définit comme toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés telles que la collecte, l’enregistrement, la conservation, l’adaptation ou la modification, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion, l’effacement…
- Le « responsable du traitement » désigne la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement de données à caractère personnel. Au titre de la présente politique, le responsable du traitement est le Lycée français René Cassin d’Oslo ;
- Le « sous-traitant » s’entend de toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement. Il s’agit donc en pratique des prestataires avec lesquels le Lycée français René Cassin d’Oslo travaille et qui interviennent sur les données à caractère personnel du Lycée français René Cassin d’Oslo ;
- Les « personnes concernées » sont les personnes qui peuvent être identifiées, directement ou indirectement et dont les données à caractère personnel font l’objet d’une collecte par le responsable du traitement ;
- Les « destinataires » des données s’entendent des personnes physiques ou morales qui reçoivent communication des données à caractère personnel.
1. Quel type de données personnelles nous utilisons et leurs utilisations
Le Lycée Français d’Oslo est responsable du traitement des données et en charge de la raison et de l’utilisation des données personnelles récoltées. Le LFO a l’obligation d’être en conformité avec les lois appliquées par la CNIL en France et Datatilsynet en Norvège.
Les données sont collectées pour des finalités déterminées et légitimes:
- Soit sur la base de votre consentement
- Soit parce que cela est nécessaire à l’exécution de la mission d’enseignement et du contrat de confiance passé entre notre établissement scolaire, les parents, l’élève, en vue de la scolarité/formation de ce dernier, ainsi que nos employés.
- Soit en vertu d’une obligation légale
- Soit parce que le traitement est nécessaire à la sauvegarde de vos intérêts vitaux ou d’une autre personne physique
- Soit parce que le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relève de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable du traitement, ici le LFO.
Nous estimons que notre besoin de traitements d’informations dans le cadre des activités effectuées au sein du LFO prime sur le droit à la confidentialité.
Nous veillons également à ce que les plateformes, outils et prestataires du LFO héritant des données personnelles traitées par le LFO reste dans le cadre défini par le Lycée français d’Oslo et en accord avec le RGPD.
Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter en usant des informations ci-dessous :
- The French School in Oslo
- Skovveien 9, 0257 Oslo
- Phone: (+47) 22 92 51 20
- E-mail: communication@lfo.no
Nous traitons les données personnelles des élèves, parents et employés en lien avec le Lycée Français d’Oslo. Nous documentons ces communications ainsi que les contacts effectués avec d’autres individus extérieurs à l’établissement (prestataires, autres entités extérieurs).
Ces communications peuvent impliquer : communication écrite, physique, digital ou oral sous tout type de formats.
Nous procédons au traitement du nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique et toute donnée personnelle nécessaire à établir un historique des communications.
Le traitement se base sur la légitimité de la mission du LFO à traiter les informations citées précédemment (voir article 6 (1) RGPD f).
Fournir des données personnelles est un acte volontaire, mais il est nécessaire pour vous de fournir ces informations pour répondre à des demandes de renseignements nécessaire au bon fonctionnement de l’établissement.
Nous utilisons les courriels comme solution de communication majoritaire couplée aux systèmes de messageries de nos différentes plateformes. Le Lycée français d’Oslo œuvre en toute légitimité pour procéder aux traitements des données via les courriels (cf RGPD Article 6 (1) f).
Cette action est nécessaire au bon fonctionnement des outils de travail et des solutions de communication, et la confidentialité des données de chaque individu ne peut supplanter les intérêts du LFO et de sa mission. Chaque traitement de données est variable selon le contenu et le type de courriel reçu.
Les courriels sont supprimés dès lors qu’il n’est pas nécessaire de les conserver, et des mesures se mettent en place pour assurer une meilleure régulation (suppression de la boite mail et de son contenu au départ d’un employé, un élève ou un partenaire après un délai de 6 mois à 1 an).
Nos partenaires en sécurité et réseau, AMESTO et BlueTree ont la possibilité d’agir sur la sécurité et la gestion des mails sur les adresses @lfo.no, mais uniquement en traitement automatisé.
Coordonnées des responsables/parents et de l’élève :
- Nom(s), Prénom(s); adresse(s), e-mail et téléphone (mobile et/ou domicile); date et lieu de naissance de l’élève;
- Personnummer/D-Nummer
- Professions des parents ; employeurs
- Composition, situation de famille et situation matrimoniale des parents (pour pouvoir permettre le respect des décisions juridiques en cas de divorce et de responsable en charge de l’élève).
- Numéro de passeport ou de la carte d’identité ;
- Photo d’identité de l’enfant (obligatoire pour gestion des droits à l’image)
Droits à l’image (vidéo/photo/audio) et évènements
- Le droit à l’image fait l’objet d’un consentement de votre part, plus d’informations ici (joindre procédure de droit à l’image avec texte comme sur Eduka). Ce droit est renouvelable chaque année.
- Le droit à l’image est divisé en 2 sections : Diffusion interne et externe / Diffusion en externe.
- Les images sont prises lors des temps forts et activités au sein du Lycée français d’Oslo.
- En interne : Diffusion aux parents, en interne, via EduMoov ou encore par mails.
- En externe : Diffusion dans des plaquettes de présentation, sur nos réseaux sociaux, sur le site lfo.no et les blogs.
2. Durée de conservation des données, suppression et consentement
- L’encadrement des élèves du LFO et le suivi de leur scolarité
- Au suivi des familles (communication, gestion et finance)
- A l’encadrement de nos équipes
- Au maintien des relations avec nos prestataires
Nous supprimons les données conformément à la loi. Une durée précise est établie en interne pour tout type de données. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à contacter communication@lfo.no
Dans certains cas, nous anonymisons certaines données récoltées en lieu et place de les supprimer. Nous ôtons des données tout élément d’identification possible d’un individu.
La collecte de la majorité́ des données est nécessaire pour des raisons légales ou contractuelles. Pour toute donnée non liée à une obligation légale ou contractuelle, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment (sans que cela ne compromette la licéité́ du traitement fondée sur le consentement effectué avant ce retrait).
Si nous étions amenés à traiter les données personnelles pour d’autres finalités que celles établies dans le présent article, nous vous communiquerons des informations sur cette nouvelle finalité́ ainsi que sur ce nouveau traitement.
Les données personelles sont donc en majorité collectées pour être en accord avec nos obligations légales et jusqu’à la date ou l’utilisation finale de celles-ci.
Il est important pour nous de faire en sorte que l’ensemble des données traitées le soit au sein de l’Union Européenne et au sein des pays ayant adoptés la mise en place de la réglementation générale de protection des données.
Nous devons toutefois parfois faire appel à des prestataires et partenaires établis à l’origine dans des pays en dehors de ce cadre européen.
Dans ce type de situations, nous faisons en sorte que les données soient transférées et traitées dans des pays approuvés par la Commission Européen ou œuvrant sous le Chapitre V de la loi RGPD.
Si le transfert se fait auprès de pays ne répondant pas à ces accords, le transfert se fera uniquement sous garantie que l’Article 46 (2) de la loi RGPD.
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
Nous priorisons la sécurité des données personnelles de nos élèves, des parents du LFO et du personnel au sein de l’établissement.
Nous avons mis en place une diversité de systèmes en interne pour s’assurer que les données personnelles soient protégées et accessibles uniquement aux personnes en charge de certaines tâches.
Ex : Données administratives au service de gestion / Données de paiement au service de facturation / Données et informations pédagogiques aux professeurs / Etc.
Nous nous assurons également que les données collectées soient correctes, accessibles et partagées en accord avec le niveau de sensibilité d’informations.
- Nous fournirons ultérieurement une liste détaillant l’ensemble des actions par type de données dans un document globalisant l’ensemble des traitements.
- Pour en savoir plus sur les protocoles mis en place en interne, veuillez contacter IT@lfo.no
- Les prestataires et partenaires du LFO sont soumis à suivre nos protocoles de confidentialité.
- En cas de brèche pouvant risquer l’exposition de données personnelles, nous avons mis en place une routine pour contacter Datatilsynet le plus rapidement possible.
- Si la brèche a une forte probabilité d’affecter les sujets des données personnelles, ils seront également notifiés.
Les données personnelles et relatives à la scolarité de votre enfant sont conservées aussi longtemps que votre enfant est scolarisé dans notre établissement scolaire.
3. Vos droits sur vos données personnelles
Vous disposez de droits par rapport aux données collectées.
Il s’agit des droits suivants, et ce dans les limites mentionnées dans la réglementation et en fonction des finalités justifiant le traitement :
- Droit d’information
- Droit d’accès aux données
- Droit de rectification des données
- Droit à la suppression des données
- Droit à la restriction des données
- Droit à la portabilité des données
- Droit d’opposition à un traitement de données et ce en motivant spécifiquement votre demande, tenant compte que le responsable de traitement peut démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux qui justifient le traitement contesté et ce bien évidemment en conformité avec le RGPD.
Vous pouvez trouver une description de vos droits plus en détails sur le site de Datatilsynet.
Si vous souhaitez exercer vos droits ou si vous avez des questions, nous vous invitons à contacter notre délégué à la protection des données à communication@lfo.no.
Le Lycée français René Cassin d’Oslo s’engage à vous répondre sous un délai de 30 jours maximum. Nous vous notifierons si votre requête dépasse ce délai.
Selon votre type de demande, il se peut que nous vous demandions de fournir une information additionnelle pour assurer votre identification et que nous donnons accès à vos données personnelles à vous et non à un individu usurpant votre identité.
Vous avez également la possibilité de supprimer des données personnelles ou de rejeter que celles-ci soient demandées, en se basant sur l’article 21 de la loi RGPD.
Si vous suspectez que nous utilisons vos données d’une manière différente à celle telle que décrite dans la politique de confidentialité ou si vous soupçonnez que nous outrepassons la loi, vous êtes en droit de déposer une plainte auprès des autorités norvégiennes en charge de la protection des données.
Les données personnelles que vous avez délivrées au LFO, nécessaire pour accéder à nos services et établir des accords avec nous, et qui sont automatisées peuvent être transférées à une autre structure ou une autre entité si le traitement de celle-ci au LFO ne vous convient pas.
Toutefois, l’autre structure ou fournisseur de service doit pouvoir être en mesure de les traiter et de lire vos données avec des outils comparables à ceux que nous utilisons.
Il n’y aura aucun traitement automatique incluant également les techniques de profilage basé sur vos données personnelles, et ainsi aucun effet négatif allant contre la loi norvégienne sur vos données.
Pour plus de détails, nous vous invitons à consulter l’Article 22.1 et 22.4 sur le RGPD.
Aucun profilage
4. Utilisation des cookies
Lors de la consultation de notre site lfo.no, des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers « Cookies » installés sur votre terminal (ordinateur, tablette, smartphone…), sous réserve des choix exprimés concernant les cookies et que vous pouvez modifier à tout moment.
Pour plus d’informations sur les cookies, vous pouvez consulter le site de la CNIL.
Pour des informations concernant l’utilisation des données en Norvège, rendez- vous sur datatilsynet.no.
Le LFO en sa qualité de Responsable de traitement informe les utilisateurs par l’apparition d’un bandeau d’information sur son site :
- des finalités précises des cookies utilisés ;
- de la possibilité de s’opposer à ces cookies et de changer les paramètres en cliquant sur un lien présent dans le bandeau ;
- du fait que la poursuite de sa navigation vaut accord au dépôt de cookies sur le terminal de l’utilisateur.
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